Ügyviteli tippek kezdő vállalkozásoknak

Nézzük meg, hogy milyen lehetőségei vannak egy kezdő vállalkozásnak adatok nyilvántartására.

Ezeket a módszereket egyébként nem csak kezdő vállalkozások használhatják, hiszen egy régóta működő, komplett ügyviteli rendszert használó cégnél is időről időre előfordulhatnak ad-hoc jelleggel különböző nyilvántartási igények, amelyet az ügyviteli rendszer még nem tud lekezelni, viszont most azonnal szükség van rá.

A4-es üres papír, négyzetrácsos (kockás) füzet, Post-it

Ötleteléshez, tervezéshez, amikor nulláról kell valamit kitalálni, tökéletesek a fenti eszközök. Hiszen akkor pont az a lényeg, hogy bármit, bárhogyan felírhassunk, törölhessünk, áthúzhassunk, stb. Erre a célra én is ezt használom.

Viszont „merényletet” követ el a vállalkozása ellen az, aki a fenti eszközök valamelyikét használja pl. megrendelések felvételére, nyilvántartására. (vagy bármilyen más adatnyilvántartási feladatra)

Az üres papírnak ebben az esetben éppen a hátránya az, ami a tervezéskor az előnye: bárhova, bármit fel lehet rá írni. Ez nem jó, mert ebben az esetben minden alkalommal más sorrendben, fizikailag más helyre kerülnek az adatok. Ez nagymértékben megnehezíti később az adatok feldolgozását, még kevés adat esetén is. Még rosszabb esetben elfelejtünk felrögzíteni fontos adatokat.

Formanyomtatványok

Ezek ugyan úgy A4-es lapok, viszont ebben az esetben már előre meghatározott helyen, előre meghatározott adatok szerepelnek a lapon. Így a későbbiekben könnyebb a manuális adatfeldolgozás, és ritkábban fordul elő, hogy elfelejtünk kitölteni egy fontos adatot.

A neten rákeresve is találunk formanyomtatvány mintákat, amelyek kiindulási alapnak jók, csak az igényeinkhez kell igazítani az adattartalmat. Értelemszerűen teljesen más az adattartalma egy kereskedelmi megrendelésnek, és más egy gépjármű szerviz munkalapnak.

Egy formanyomtatványnál jó, ha igényesen néz ki, egy megrendelésnél ezzel találkozik először az ügyfél. De! Nem a kinézet az elsődleges szempont, hanem az adattartalom. Ne kérjünk be felesleges adatokat, és kérjünk be olyan adatokat, amelyek szükségesek. Úgy rendezzük el a lapon az adatokat, hogy a hasonló adatok egy csoportban legyenek. pl. vevő adatai egymás alatt (mellett) legyenek.

Kerüljük a „megjegyzés” mező használatát. Lehet „megjegyzés” mező, de az ne olyan céllal legyen, hogy egyszer a telefonszámot írjuk oda, egyszer pedig az e-mail címet. Minden fontos adathoz tartozzon egy külön adatmező, ahova be lehet írni a szükséges adatot. Ha menet közben kiderül, hogy még szükség van további fontos adatokra, akkor azt ne a megjegyzés mezőbe írjuk, hanem ha szükséges szerkesszük át a formanyomtatványt, és hozzunk létre az új adatoknak új adatmezőket. (Ezért ne is nyomtassunk ki előre sok formanyomtatványt)

Miért fontos ez?

Ha a későbbiekben a megnövekedett adatok miatt szüksége lesz valamilyen ügyviteli programra, és emiatt felkeres például engem, akkor nekem az első kérdésem az lesz, hogy milyen adatokat kell rögzíteni. Ha már van egy régóta használt „bejáratott” formanyomtatvány, akkor csak azt kell átadni, és egy csomó munkát már meg is spóroltunk.

Így nem akkor kell azon gondolkodni, hogy milyen adatokat is kellene nyilvántartani. Ebben az esetben szinte biztos, hogy fontos adatot kihagyunk a felsorolásból.

Mivel a papír alapú formanyomtatványok tulajdonképpen egy nyilvántartó program adatbeviteli ablakának az alapjai, ezért a formanyomtatványok készítéséről később még majd írok részletesebben.

Excel táblák

Nem szükséges minden adat nyilvántartásához külön erre a célra készült nyilvántartó program, használhatunk akár Excel-t is, viszont tisztában kell lenni az Excel táblák korlátaival.

Fontos! Az Excel egy táblázatkezelő és nem adatbáziskezelő. Óriási teljesítmény különbségek vannak a kettő között, mivel a kettőnek más a működési logikája. Nagy mennyiségű adat tárolására egy Excel táblázat alkalmatlan. Illetve megosztottan, egyidőben, több felhasználó sem használhat egy Excel táblát.

Nagyon sok helyen a kezdeti időben például az ügyfelek adatait egy Excel táblában rögzítik. Nem ez az ideális megoldás, viszont sokkal jobb, mintha csak papír alapon lennének meg az adatok. Ugyanis, ha eljutnak arra a pontra, hogy szükség lenne valamilyen nyilvántartó programra, akkor lehet olyan kis feldolgozó programot készíteni, amely egy Excel táblázatból a partner (vagy bármilyen más) adatokat be tudja tölteni az ügyviteli rendszer megfelelő adataihoz. Illetve a legtöbb ügyviteli program erre alapból képes.

Viszont ahhoz, hogy ezt meg lehessen tenni, be kell tartani néhány fontos dolgot:

• Minden adatmezőnek külön oszlopa legyen
• Az Excel táblázatban nem lehetnek összevont oszlopok
• A formanyomtatványoknál már írtam róla, hogy kerüljük a megjegyzés mezőt. Ebben az esetben ez különösen fontos. Olyan ne legyen, hogy a megjegyzés mezőben egyszer a telefonszám, egyszer az e-mail cím, máskor pedig tényleg egy megjegyzés szöveg van. Ez azért nem jó, mert így sokkal nehezebb olyan feldolgozó programot készíteni, amely a megjegyzésbe beírt különböző adatokat szétválogatja azért, hogy az ügyviteli program adattáblájának megfelelő oszlopába tegye. Meg lehet így is oldani nehezen, ha találok valamilyen mintázatot a bevitt adatokban. De nem szoktam kitörő lelkesedéssel fogadni az ilyen adatokat, ugyanis ez már nem a kihívás kategóriájába tartozik.

Ha fentieket betartja, akkor a későbbiekben az Excel táblázat adattartalmát relatíve könnyen be lehet tölteni egy ügyviteli rendszer nagyteljesítményű adatbázisába.