Ügyviteli tippek vállalkozásoknak

2023 márciusi NAV-os információk alapján 2024 január 1.-től nem kell a vevő beleegyező nyilatkozata ahhoz, hogy e-számlát állítsunk ki a részére.

Ez egyben azt is jelenti, hogy a részünkre is állíthatnak ki e-számlát a beleegyezésünk nélkül. Viszont, ha ez megtörténik, akkor azt az e-számlát már a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet 7. § szerint kell megőrizni.

Valószínű, hogy már jelenleg is kap néhány beszállítójától e-számlát. Ha eltörlik a beleegyezési kötelezettséget, akkor egyre több e-számlát fog kapni az elkövetkezendő években, így nem árt felkészülni a megfelelő kezelésükre.

Gyakori hiba, hogy kinyomtatják, és azután már a nyomtatott példányt tekintik eredetinek. A NAV viszont a pdf verziót tekinti eredetinek, egy ellenőrzés során azt fogják kérni, és a nyomtatott verziót nem fogadják el.

Mielőtt valaki félreértené! Ha valaki szeretné kinyomtatni, mert a könyvelő papír alapú számláról szeret könyvelni, akkor ki lehet nyomtatni. Viszont az eredeti pdf-nek minden képen meg kell lenni.

A másik gyakori hiba, amikor egy vállalkozáson belül több e-mail cím is van (minden dolgozónak saját e-mail cím), és minden e-számla más-más e-mail címre érkezik.

Nagyon kellemetlen lesz egy ellenőrzéskor utólag, a több száz, több ezer e-mail között megkeresni azokat az e-mail-eket, amelyek e-számlát tartalmaznak. Ha valaki a számla érkezése után közvetlenül nem oldja meg, hogy rendezetten eltárolja a kapott e-számlákat, akkor ezt utólag, évekre visszamenőleg megoldani már nem lesz kis feladat. Ráadásul egy ellenőrzésnél a NAV időre kéri az anyagot.

Beérkező e-számla kezelésének egy lehetséges folyamata:

1. Az e-számlákat mindig ugyan arra az e-mail címre kérjük. Még jobb, ha direkt erre a célra létrehozunk (hozatunk) pl. egy eszamla@cégemneve.hu e-mail címet. Ez csak egy kis szervezés kérdése, semmibe sem kerül, viszont így már elértük, hogy az e-számlák legalább egy helyre érkezzenek.

2. e-számla archiválás (kötelező)

3. e-számla nyomtatás (ha szükséges)

4. e-számla könyvelés (kötelező)

Az archiválás, a nyomtatás és a könyvelés sorrendje megcserélhető, bár szerintem így célszerűbb. Illetve a nyomtatást hosszútávon célszerű elhagyni, és az eredeti pdf alapján könyvelni.

Az archiválást pedig a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet 7. § szerint kell elvégezni! (ez fontos, ezért is írtam le még egyszer)

Erről itt most részletesen nem írok, mert teljesen más archiválási eljárásra van szükség egy olyan vállalkozásnál, amelyik havonta 4-5 darab e-számlát kap, és teljesen más archiválási módszer kell egy olyan vállalkozásnál, amelyik naponta több tucatot kap.

Az IRIS-Ügyviteli rendszer „Iktatás” moduljával akár a napi több tucat számla archiválása is megoldható, ráadásul utólag kereshetőek lesznek az e-számlák.

Részletekről és a szakmai háttérről

A fentiekben csak nagyon kivonatosan írtam erről a témáról, viszont dr. Czöndör Szabolcs – a NAV főosztályvezetője részletesen beszél erről az alábbi e-learning anyagban, érdemes megnézni:

Elektronikus számla és adózás digitalizáció Magyarországon és az EU-ban

Megjegyzés:

2023 március óta a NAV részéről nem történt megerősítés, hogy 2024 január 1.-től eltörlik a beleegyező nyilatkozatot. Viszont ez nem jelenti azt, hogy néhány hónappal később ezt ne tehetnék meg. Egy biztos, ez meg fog történni, mégpedig azért, mert 2028 január 1.-től az EU egész területén kötelező lesz az e-számla kiállítása. Hogy ez meg tudjon történni, már jóval előtte el kell törölni a beleegyezési kötelezettséget.

Ez nem csak a beleegyezési kötelezettség eltörlése után fog problémát okozni, hanem már most is!

Ha a későbbiekben kap egy NAV ellenőrzést, akkor az elmúlt években befogadott e-számlákat már most is eredeti formájukban kell a NAV részére átadni. Ha csak néhány ilyen számlát kapott az elmúlt években, akkor még szerencséje van. Ha több e-számlát kapott az elmúlt években, akkor már most kezdhet azon dolgozni, hogy akár visszamenőleg is rendszerezze ezeket a számlákat. Illetve a későbbiekben pedig egyre több ilyen számlát fog kapni, tehát fel kell készülni a sok e-számla kezelésére.

Önteszt

Tételezzük fel, hogy a jövő héten kap egy értesítést a NAV-tól, hogy adóellenőrzést tartanak az Ön vállalkozásánál. A tavalyi évet vizsgálják, és ehhez a tavalyi év összes bejövő és kimenő számláját bekérik.

• Önnek ez semmilyen problémát nem okoz, az összes e-számlát eredeti állapotában, határidőre át tudja adni a NAV-nak (Gratulálok, Ön lépést tart a jogszabály változásokkal)
• A bejövő e-számlák az e-mail-ek között vannak valahol, azokat egyesével át kell nézni, és megkeresni azokat az e-mail-eket, amelyek e-számlákat tartalmaznak (Ez egy komoly probléma, amit minél előbb meg kell oldani)