Ügyviteli tippek vállalkozásoknak

Minden vállalkozásnak (legyen az egyéni vagy társas) van egy alaptevékenysége, amiből a bevétele származik. Ebben profik, ezt tudják jól végezni, ezért fizetnek az ügyfeleik.

Viszont minden vállalkozásnak szüksége van olyan kiegészítő tevékenységek elvégzésére, amelyek ugyan kiadást jelentenek a vállalkozásnak, viszont hozzájárulnak a vállalkozás működéséhez. Sőt a vállalkozás működésképtelen ezek nélkül.

Ezek a területek: logisztika, marketing / értékesítés, adminisztráció (könyvelés, számlázás, megrendelések nyilvántartása, bármilyen más nyilvántartás), és az előbbieket támogató informatika.

Az egyes területek között lehetnek átfedések, illetve a vállalkozás tevékenységétől függően lehetnek eltérések. De általánosságban elmondható, hogy ezekre a tevékenységekre szükség van egy vállalkozás működtetéséhez.

A vállalkozás méretétől függően ezeket a tevékenységeket végezhetjük saját magunk, megbízhatunk vele egy alkalmazottat, illetve ki is szervezhetjük külsős vállalkozásoknak. Viszont ahhoz, hogy át tudjuk adni másnak, ki tudjuk szervezni, és ellenőrizni tudjuk a végeredményt, ahhoz az szükséges, hogy mi is átlássuk ezeket a területeket, valamilyen szinten értenünk kell hozzá. Tehát egy vállalkozó egy modern „polihisztor” is, akinek mindenhez is kell egy kicsit érteni.

Ráadásul ezeket a területeket összhangban kell működtetni egymással is, és a vállalkozás alaptevékenységével is.

Milyen az, amikor megvan az összhang?

Ha ez az összhang megvan, akkor lehet a vállalkozásról elmondani, hogy „olajozottan működik”.

Persze kisebb problémák, még egy ilyen olajozottan működő vállalkozásban is lehetnek, tökéletes soha nem lesz, mert nagyon nehéz ezeket a területeket folyamatosan összehangoltan működtetni. Mindig lesz egy terület, amely egy pár lépéssel a másik előtt jár.

Előfordulhat, hogy a megrendelt mennyiséget nem tudjuk időben átadni a vevő részére, mert hiba csúszott a nyilvántartásunkba, és nincsen raktáron a megígért mennyiség.

Vagy idő előtt elfogy egy meghirdetett termék, mert olyan nagy volt rá az igény.

Amíg az ilyen esetek csak néha-néha fordulnak elő, azt egy kis rugalmassággal lehet kezelni. Felajánlunk egy másik terméket, vagy ingyenes kiszállítást, vagy valamilyen más kompenzációt. Adott esetben még egy pozitív benyomást is kelt a vevőben, mert azt látja, hogy milyen profi a vállalkozás, mivel kapásból megoldották a felmerült problémát.

Mi történik, ha nincsen meg az összhang?

Viszont óriási problémák keletkeznek akkor, ha az említett területek között nincsen meg az összhang. Esetleg egyik terület sokkal nagyobb hangsúlyt kap a vállalkozásban, mint a másik. (vagy egyáltalán nem is foglalkoznak egy adott területtel) Ebben az esetben viszont már olyan problémák kerülnek felszínre, amit már a rugalmassággal nem lehet kezelni.

Tételezzük fel, hogy a vállalkozásnak van egy nagyon jó terméke és / vagy szolgáltatása. Nagyon jó szakemberekkel.

Mi történik akkor, ha a vállalkozásnak van egy nagyon jó logisztikája, és egy jól digitalizált nyilvántartása, de nem jól működik a marketing / értékesítés?

Minden készen áll arra, hogy a vállalkozás nagy ügyfél megrendeléseket tudjon kiszolgálni, viszont alig van vásárló, kevés a forgalom.

Ebben az esetben a vállalkozásnak kicsi lesz a bevétele, amiből hosszútávon nem tudja fenntartani magát. A következmények ismertek.

Mi történik, ha a vállalkozásnak van egy nagyon jó marketingje / értékesítése, de nem jó a logisztika, adminisztráció?

Emiatt a vállalkozás nincsen felkészülve, hogy folyamatosan nagy ügyfél megrendeléseket tudjon kiszolgálni, viszont egy jó marketing miatt hirtelen, nagymértékben megnő a rendelések, vásárlások száma.

Hiába jön sok ügyfél megrendelés, ha a logisztika vagy az adminisztráció nem tudja kiszolgálni az igényeket. Nem tudnak időben rendelni elég készletet, elkeverednek a megrendelések. Így az ügyfél nem azt, vagy nem annyit kap, amennyit rendelt. Az ügyfél csalódott lesz, és már vissza sem jön vásárolni.

Vagy ami még ennél is rosszabb, megtörténik az értékesítés, az ügyfél megkapja a terméket szállítólevélen vagy számlán átutalásra (pl. egy nagyker-ben). De a számlázás, majd később a számla kifizetése már nincsen kontrollálva, és így folyamatosan nőnek a kintlévőségek.

Ha valaki csak a forgalmat nézi, akkor nagyon örül, mert nagy a forgalom. De ha a hozzátartozó könyvelést is nézné, ahol a kiegyenlítetlen számlákat lehet látni, akkor már nem lenne olyan nagy az öröm. Ez konkrétan fizetésképtelenné és így működésképtelenné is tud tenni egy vállalkozást, mindezt úgy, hogy közben hatalmas forgalmakat realizál.

Ezért nagyon fontos, hogy átlássuk a különböző területeket akkor is, ha közvetlenül nem mi foglalkozunk vele, mert így időben észrevesszük, ha valami nem működik optimálisan. Illetve fontos, hogy a vállalkozás növekedésével folyamatosan együtt fejlesszük az említett területeket.