Online számla modul
- Kezdő oldal
- Modulok
- Online számla
Tudta, hogy a kötelező online számla adatszolgáltatás nem csak kötelezettség, hanem lehetőség is, amivel hatékonyabbá teheti az ügyvitelét?
Mutatunk pár funkciót, ami segít ebben!
A számla kiállítása után a rendszer automatikusan küldi a számla adatokat a NAV rendszerébe, majd a NAV-tól kapott választ is feldolgozza. Ez egy automatikus folyamat, amibe nagyon ritkán, csak akkor kell a felhasználónak beavatkozni, ha valamilyen hiba történik a adatszolgáltatáskor.
Viszont az online számla modul ezen kívül nagyon sok hasznos funkciót is tartalmaz, ami megkönnyíti a napi adminisztrációt.
1. Bejövő számlák folyamatos figyelése
Az ügyviteli rendszer folyamatosan figyeli az Ön vállalkozásának az online számla fiókját, és értesítést küld a képernyőre az Ön részére kiállított bejövő számlákról. Így időben észreveheti, ha valaki jogosulatlanul számlát állít ki Önnek.
2. Kimenő számlák ellenőrzése
A program folyamatosan ellenőrzi, hogy az ügyviteli rendszerben kiállított számlák megtalálhatók-e a NAV online számla rendszerében, és értesítést küld az ellenőrzés eredményéről. Így biztos lehet abban, hogy eleget tett adatszolgáltatási kötelezettségének.
3. Kimenő és bejövő számla adatok letöltése a NAV online számla rendszeréből.
Az online számla adatszolgáltatás indulása óta (2018.07.01) a NAV online számla rendszerébe feltöltött kimenő és bejövő számlák tételes adatait is le tudja kérdezni a NAV rendszeréből az ügyviteli rendszer segítségével.
Így visszamenőleg olyan számlák adattartalmát is ellenőrizheti, amit régebben egy másik számlázó programmal állított ki.
4. Bejövő számlák rögzítése a NAV-tól letöltött adatokból
A bejövő számlák kézi rögzítése (termékek készletre vétele) már a múlté!
Az ügyviteli rendszer a NAV online számla rendszeréből be tudja tölteni a bejövő számlaadatokat, Önnek csak egy listából kell kiválasztani a számlát.
A számla tételeit sem kell kézzel rögzíteni, ezek is betölthetők a NAV online számla rendszeréből. Így még véletlenül sem fogja a bevételezéskor a mennyiséget és az egységárat felcserélni.
Nem ugyan azt a termék megnevezést használja, mint amilyen megnevezéssel az Önök részére kiállítja beszállítója a számlát?
Ez sem okoz gondot! Csak egyszer kell „megtanítani” az ügyviteli rendszernek, hogy Önök az egyes termékeket milyen néven azonosítják a saját rendszerükben, és legközelebb az ügyviteli rendszer már automatikusan fel fogja ismerni a termékeket.
Ez a funkció akkor is megkönnyíti a számla rögzítését, ha a bejövő számla csak néhány tételt tartalmaz. Ha viszont több tucat tétel szerepel rajta, akkor az automatizmus nagymértékben gyorsítja a folyamatokat!
Ennek az lesz a következménye, hogy szinte megszűnnek a rögzítésből adódó hibák, pontosabb és gyorsabb lesz az ügymenet.
5. Online számla szerver alkalmazás
A rendszer automatikusan küldi az adatokat a NAV online számla rendszerébe a számla mentése után. A számlaadatokat manuálisan töltheti le a felhasználó, azaz Ön vagy a kollégája. A legtöbb vállalkozás számára ez a folyamat is elégséges.
Ha az Ön vállalkozásában a szokásosnál nagyobb adatmennyiség keletkezik, hasznos lehet az önállóan működő Online számla szerver alkalmazás.
Ez az alkalmazás megadott időközönként küldi és fogadja a NAV online számla adatait, hiba esetén pedig megismétli a folyamatot. Ez nagy segítséget jelent, amikor a NAV online számla rendszere karbantartás vagy üzemzavar miatt nem elérhető, mert ilyenkor nem kell figyelnie, hogy mikor működik ismét.
A működés közben létrehozott log file-okból Ön ellenőrizni tudja a működését, illetve tájékoztatást kaphat az esetleg felmerült hibákról.
Működéséből adódóan ennek az alkalmazásnak a használatát olyan környezetben javaslom, ahol egy folyamatosan működő szervergép áll rendelkezésre, amit nem állítanak le minden nap – így az Online számla szerver alkalmazás is folyamatosan tud működni.
