Ügyviteli folyamatok

A rövid válasz: azért, mert minden, a számviteli törvény* hatálya alá tartozó vállalkozásnak kötelező.

* Az egyéni vállalkozók nem tartoznak a számviteli törvény hatálya alá.

De a kötelezettségtől függetlenül is jól jár, ha gondoskodik a nyilvántartásról: mutatok néhány példát, hogyan növelheti vállalkozása hatékonyságát vele!

A bankszámlán történt pénzmozgásokról és egyenlegről a bank pontos nyilvántartást vezet, így azt nem Önnek kell elvégezni. Ezért a szolgáltatásért fizetni kell a banknak, ráadásul még más feladat is van ezzel kapcsolatban, amiről itt írtam korábban: Hogyan kerülje el az adósság felhalmozást?

Azt teljesen természetesnek vesszük, hogy egy készpénzes számla azonnal kifizetésre kerül, ezért azt gondoljuk, hogy ennek az adminisztrációjával külön nem is kell foglalkozni. Ez azonban nem igaz minden esetben!

1. kivétel - A készpénzes számla utólag kerül kiegyenlítésre

Erre két példát is tudok mutatni:

• Egy kiszállítás esetén a készpénzes számla ellenértéke csak a kiszállítás után kerül a pénztárba, miután a vevő kifizette a sofőrnek, és a sofőr leadta a pénztárban. (Ha a vállalkozás saját sofőrrel szállítja ki a megrendelt terméket.)

• Nagyobb forgalmú vállalkozások az ügyviteli folyamataikban tudatosan elkülönítik a számla kiállítását és a pénzügyek kezelését. Nem ugyan az a személy végzi a két tevékenységet, mert itt már több figyelmet igényel a számla kiállítása és a pénztár kezelése is. Ebben az esetben nem a számla kiállításával egyidőben kerül a pénz a pénztárba, hanem egy külön folyamatban, így fontos, hogy a nyilvántartások egyezzenek.

2. kivétel - Nem készpénzes számla kiegyenlítése pénztárban

Egy átutalásos számlát a vevő kifizethet készpénzben is. Ebben az esetben Önnek a befizetés tényéről egy bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani, hiszen csak így tudja a vevő felé elismerni a befizetést.

Az, hogy egy számla hogyan lett kifizetve (és egyáltalán ki lett-e fizetve), nem a számlára írt fizetési módból, hanem a számlához tartozó fizetési bizonylatokból derül ki. Extrém esetben egy számlát több menetben, különböző fizetési móddal is ki lehet egyenlíteni.

Egy olyan vállalkozásban, ahol egynél több ember kezeli a pénzt, csak úgy lehet megoldani a nap végén az elszámolást, ha napközben megfelelő nyilvántartást vezetnek a munkatársak, akik a pénzt kezelik.

A vállalkozás készpénzes pénzmozgásainak a nyilvántartását nevezik házipénztárnak, és a házipénztár egyenlege a vállalkozásban tárolt készpénz összege.

Rossz gyakorlat:

Vannak olyan tevékenységek, amikor kötelező a vállalkozásnak az online pénztárgép használata. Ezeken a helyeken azért, hogy ne kelljen külön házipénztárt vezetni, a pénztárgép által készített napi pénztárzárást használják a házipénztár vezetésére, és emiatt a készpénzben kiállított számlák végösszegét is beütik a pénztárgépbe.

Ez egy nagyon hibás gyakorlat, amit néha sajnos a könyvelők is kérnek, támogatnak!

Egy gazdasági eseményről vagy számlát, vagy blokkot kell kiállítani. Ha a készpénzes számlát rögzítjük a pénztárgépben is, akkor a könyvelőnek figyelni kell arra, hogy ezeket a bizonylatokat ne rögzítse duplán a könyvelésben.

Ami még ennél is rosszabb, hogy ezek a bevételek a NAV-nál is duplán fognak szerepelni, hiszen automatikusan bekerülnek a NAV online számla rendszerébe, majd a pénztárgépben történő rögzítés után automatikusan bekerülnek a NAV online pénztárgép rendszerébe is.

A NAV ezekből az adatokból tervez adategyeztetéseket végezni a könyvelésből beküldött adatokkal, ami – épp a fentiek miatt – nem fog egyezni.

Hamarosan be fognak vezetni egy ilyen adategyeztetési eljárást, erről ebben a cikkben részletesen is olvashat: Új adategyeztetési eljárás

Másik gyakori hiba, ha a házipénztár vezetését a könyvelő végzi el, utólag. Ezzel az egyik probléma, hogy így nem teljesül a jogszabályban előírt naprakész házipénztár vezetés. A másik probléma még ennél is súlyosabb – de arról részletesebben írok majd a következő cikkemben.

A megoldás:

A készpénzes pénzmozgásokról még akkor is érdemes nyilvántartást vezetni, ha az Ön vállalkozásának nem lenne amúgy kötelező. Már csak az a kérdés, hogyan lehetne az ezzel járó adminisztrációt a minimálisra csökkenteni?

Erre van megoldás:

Egy megfelelően átgondolt ügyviteli rendszerben a blokk vagy készpénzes számla kiállításakor, vagy egy bejövő készpénzes számla rögzítésekor automatikusan elkészül a bizonylat végösszegével megegyező bevételi, vagy kiadási pénztárbizonylat.

Abban az esetben, ha a készpénzes számla utólag kerül kiegyenlítésre, vagy nem készpénzes számlát egyenlítenek ki készpénzben, a számla adatai már az ügyviteli rendszerben vannak, néhány kattintással létre lehet hozni a pénztárbizonylatot a számlára történő hivatkozással.

A bank és a pénztár közötti pénzmozgásokat (készpénz befizetés, készpénz felvétel bankból) manuálisan kell ugyan rögzíteni, de az meg jellemzően naponta csak egyszer van.

Napi pénztárjelentés egy kattintással:

Ha a fentiekben leírt lépéseket betartja, akkor folyamatosan az aktuális pénztár egyenleget látja az ügyviteli rendszerben. Ez alapján tudja ellenőrizni, hogy a házipénztár egyenlege megegyezik-e a tényleges pénzösszeggel a pénztárban. Ha nem egyezik, akkor a programból nyomtatható napi pénztárjelentés alapján meg lehet keresni az eltérés okát.

A profi pénztárosok napközben többször is ellenőrzik a pénztár egyenleget, mert így könnyebben észreveszik, ha elkeveredett egy számla, vagy elfelejtettek rögzíteni egy pénzmozgást.

A pénz nem játék. Ha Ön helyett egy munkatárs végzi a készpénz kezelését, akkor biztosítani kell számára a pontos munkavégzéshez szükséges körülményeket, hogy minimalizálja a hibákat.

Ha többet is szeretne tudni a házipénztár kezelés szabályairól, akkor arról itt olvashat egy összefoglalót: Házipénztár szabályai röviden

Mivel szemmel láthatóan sok a macera a készpénzes fizetéssel, ezért sokan inkább a bankkártyás fizetést részesítik előnyben, mind vevői, mind pedig eladói oldalon. De valóban semmilyen adminisztrációs tennivaló nincsen bankkártyás fizetés esetén?

A következő cikkben erről lesz szó...